Das wichtigste zuerst: Prokrastination

„Jetzt fange ich aber wirklich an… oh ein Katzenvideo!“

Wer kennt das nicht? An der Tatsache, dass wir wichtige Aufgaben aufschieben kann man wenig ändern, was wir aber tun können ist, die Struktur unseres Tages zu ändern. So schaffen wir absichtlich Platz für die wichtigen Dinge.

Das ist die Essenz des Prozesses um den es hier geht. Im Grunde sieht er so aus:

  1. Bring alles aufs Papier
  2. Mach eine To Do Liste daraus
  3. Lass alle Punkte durch die 3 Filter laufen
  4. Plane deinen Tag (richtig)

Schritt 1: Krieg dein Schei$e geregelt

Also lass uns loslegen: Das erste Buch auf der Liste muss natürlich David Allens „Getting Things Done“ sein. Die Kurzfassung? Schreib Listen.

Wann immer dir neue To Do’s, Ideen, etc. einfallen oder aufgegeben werden, pack sie auf deine „Input-Liste“.

Warum ist das so wichtig? Kennst du das Gefühl wenn dir ein Gedanke im Kopf rumschwirrt… was du noch erledigen musst… und du willst es nicht vergessen und deshalb versuchst du den Gedanken wieder und wieder zu denken?

Wenn du die Gedanken aufschreibst sind sie „aus deinem Kopf raus“, du kannst dich auf andere Dinge fokussieren und du hast sichergestellt, dass du nichts vergisst.

Schritt 2: Mach eine To Do Liste

Im nächsten Schritt verarbeiten wir unsere Input Liste und packen die einzelnen Punkte auf verschiedene Listen.

Frag dich bei jedem Punkt: Was ist der nächste „Action Step“? und dann unterteile in die folgenden Ordner:

  1. Projekte (Ideen für neue Produkte, Projekte, …)
  2. Eines Tages vielleicht (Alles was du irgendwann mal machen willst: Nach Schweden ziehen, oder ein Einhorn finden)
  3. Nächste Schritte (alle konkreten To Do’s)

Im folgenden geht’s vor allem um die To Do Liste. Das Konzept stammt aus der „4 Stunden Woche“ von Tim Ferriss. Nimm dir jetzt jeden dieser Punkte und lass sie den folgenden Filter durchlaufen:

Schritt 3: Der To Do Listen Filter

Produktivitätsfunnel

Filter 1: Kannst du den Punkt eliminieren?

Eliminieren = Ignorieren.

Warren Buffett wurde mal gefragt: „Was unterscheidet erfolgreiche Menschen von den sehr erfolgreichen?“ Seine Antwort: „Sie haben gelernt nein zu sagen.“

Ein Nein bereust du selten. Ein Ja hingegen oft.

Filter 2: Kannst du es automatisieren?

Ok. Die Sache muss also erledigt werden… jetzt ist die Frage ob du es automatisieren kannst.

Das heißt: Kannst du einen Prozess schaffen der die Aufgabe in der Zukunft abnimmt?

Wichtig hierbei ist die 30X Regel: Selbst wenn es einmalig 30 mal solange dauert ein System auf die Beine zu stellen oder jemand anderes zu trainieren der dir die Arbeit abnimmt… tu es.

Warum?

Weil du dich dann nie mehr mit der Aufgabe rumschlagen musst.

Nehmen wir mal an du gehst jede Woche einmal zur Bank um einen Kontoauszug zu holen (30 Minuten). Wenn wir der 30X Regel folgen, kannst du bis zu 15 Stunden investieren um das ganze zu automatisieren. Das heißt du könntest dir einen Online Banking Account einrichten, deine Bank wechseln oder deinen Hund darauf trainieren dir deine Kontoauszüge zu holen.

 

Filter 3: Kannst du es delegieren?

Kann die Aufgabe jemand anders übernehmen der mehr Ahnung, oder weniger wichtige Aufgaben auf seiner Liste hat?

 

Filter 4: Fokus oder Prokrastination?

„Ich dachte Prokrastination ist der Feind?“ Naja nicht ganz. Du kannst nämlich auch absichtlich prokrastinieren. Selbst wenn eine Aufgabe alle 3 Filter durchlaufen hat, heißt das nicht, dass du sie JETZT erledigen musst.

Ist die Sache wichtig, dringend oder beides? Dann kommt sie auf den „Fokus Stapel“. Alles andere kann warten.

 

To Do Listen Hack (1/2)

Mittlerweile sollte Land in Sicht sein… Aber wahrscheinlich ist deine To Do Liste immer noch recht „umfangreich“. Und es gibt kaum etwas bedrohlicheres als Liste mit 100+ Punkten…

Die Lösung?

Erstelle viele kleine Listen, statt eine Große. Du hast zwar immer noch die gleiche Anzahl an Punkten, allerdings fühlst du dich als würdest du Fortschritte machen.  Wenn man hingegen „nur“ einen Punkt von 100 erledigt, fühlt man sich oft entmutigt.

 

To Do Listen Hack (2/2)

Priorisiere deine Liste nie mit Nummern oder Buchstaben!

Wenn „A“ Aufgaben die wichtigsten sind, dann hast du irgendwann eine Liste mit lauter „A“ Aufgaben…

Ordne deine To Do’s stattdessen chronologisch nach ihrer Wichtigkeit. So hast du immer klar vor Augen was die nächste Aufgabe ist die du erledigen solltest.

 

Schritt 4: Strukturiere deinen Tag

Jetzt wissen wir auf was wir uns fokussieren sollten. Als nächstes geht’s darum diese Aufgaben so schnell, effizient und gut wie möglich zu erledigen. Es ist Zeit für das was Cal Newport „Deep Work“ nennt (tiefe Arbeit):

„Um Fortschritt zu machen brauchst du lange, ununterbrochene Perioden bestehend aus tiefer Arbeit. Unterscheide in „Macher und Manager Tage“ wann immer möglich und nutze Zeit zwischen großen Aufgaben um Kleinkram zu machen.“ – David Heinemeier Hannson

Fokussiertes Arbeiten passiert nicht im Büro wenn du andauernd von Kollegen unterbrochen wirst. Um ernstzunehmende Fortschritte zu machen musst du in „Flow“ kommen und dich in deine Arbeit vertiefen.

Das heißt mindestens 15-25 Minuten ohne Unterbrechung an einer Sache zu arbeiten.

Falls dich Stefan aus Steuerabteilung mal wieder wegen des Jahresabschlusses unterbricht, fängst du wieder bei 0 an… Kein Wunder, dass man kaum in den wichtigen Projekten weiterkommt.

 

Um dem entgegenzuwirken hast du 3 Optionen:

Option 1: Schotte dich ab.

Option 2: Schrei‘ jeden deiner Kollegen so zusammen, dass sie dir nicht mehr auf den Sack gehen.

Option 3: Strukturiere deinen Tag, schotte dich ein bisschen ab und schrei‘ deine Kollegen nur ein bisschen an.